Ce règlement pris en exécution de l'article 259bis-6, §3 du Code judiciaire porte sur les modalités de fonctionnement du Conseil Supérieur de la Justice pour autant que celles-ci n'aient pas été légalement arrêtées.
Afin de fournir au public une information claire et objective sur son action, le Conseil Supérieur de la Justice tient à disposition de toute personne qui le demande une documentation décrivant ses compétences et l'organisation de son fonctionnement.

Section I : Dispositions générales.

art. 1. Le Président du Conseil Supérieur de la Justice, ci-après dénommé le Conseil, assure la fonction de représentation protocolaire du Conseil. En cas d'absence, il peut déléguer cette fonction à un autre membre du bureau ou du Conseil.

art. 2. Les organes du Conseil, au sens du présent règlement, sont : le bureau, l'assemblée générale, les collèges, les commissions de nomination et de désignation, la commission de nomination et désignation réunie, les sous-commissions des commissions de nomination et de désignation, les commissions d'avis et d'enquête et la commission d'avis et d'enquête réunie.

art. 3. Les activités au sein du Conseil se déroulent, en règle, au siège de celui-ci. Sur décision de l'organe concerné, les activités peuvent se dérouler exceptionnellement en dehors du siège du Conseil.

art. 4. Le président assure le bon fonctionnement de l'organe qu'il préside. Hors les cas prévus par la loi du 22 décembre 1998 ( M. B. du 2 février 1999), dénommée ci-après la loi, la présidence est assurée en cas d'absence du président par un membre du bureau spécialement désigné à cet effet par le bureau.

art. 5. Le président convoque l'organe concerné, indique le lieu, la date et l'heure de début et de la fin présumée des réunions. Il ouvre et clôture les séances. Il conduit les débats. En cas de demande de convocation par des membres, conformément aux articles 13, 21, 26, 28 et 29 du présent règlement, l'organe concerné se réunit dans les quinze jours de la demande, sauf si les demandeurs marquent leur accord pour que la séance se tienne à une date ultérieure.

art. 6. Le président établit l'ordre du jour de la séance. Un membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour en fait la demande au président. Le président inscrit le point à l'ordre du jour de la séance suivante. En cas d'extrême urgence, par dérogation à la règle, de nouveaux points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour de l'accord des deux tiers des membres présents.

art. 7. Les convocations sont envoyées à tous les membres huit jours ouvrables au moins avant la date de la séance.
En cas d'extrême urgence, celle-ci étant appréciée par le président, les convocations sont envoyées au moins deux jours ouvrables avant la date de la séance.
Elles contiennent le lieu, la date et l'heure, l'ordre du jour et une copie des documents à examiner.
En cas de réunion d'extrême urgence, une proposition d'amendement ou de modification de texte peut être déposée le jour même de la séance. Sinon, une proposition d'amendement ou de modification de texte doit être transmise au président au plus tard trois jours calendrier avant la date de la séance.

art. 8. Le membre empêché de prendre part à la séance en informe sans délai le président. Il peut dans ce cas lui communiquer par écrit ses observations au moins vingt quatre heures avant la date de séance. Le président donne connaissance des observations reçues aux autres membres au début de la séance.

art. 9. Le président est assisté à chaque séance par un membre du personnel administratif, qui assume la fonction de secrétaire.
Le secrétaire est chargé de la rédaction d'un procès-verbal de la séance sans mention du nom des intervenants à moins que ceux-ci ne le demandent expressément. Le secrétaire signe ce procès-verbal avec le président. Le bureau est chargé de la conservation des documents.

art. 10. Les procès-verbaux sont envoyés dès leur signature aux membres pour être approuvés à la séance suivante.

art. 11. Tout envoi peut être effectué par courrier ordinaire, électronique ou par télécopie.

Section II. Le Bureau.

art. 12. La procédure de constitution du bureau, de désignation des commissions que les membres du bureau présideront et de la fixation de l'ordre du tour de rôle pour l'exercice de la présidence du Conseil, fait l'objet d'un règlement particulier, joint en annexe, qui fait partie intégrante du présent règlement.

art. 13. Le bureau se réunit à la demande du président du Conseil et aussi souvent que ses missions l'exigent. Il se réunit au moins une fois par quinzaine ou à la demande d'au moins deux de ses membres.

art. 14. En fonction des nécessités, le bureau se fait assister par des membres du Conseil.

art. 15. Le bureau coordonne les activités du Conseil, veille à l'exécution des décisions prises par ses organes et est chargé de sa gestion journalière.

art. 16. Le bureau détermine, sur la base des dossiers préparés avec l'assistance d'une cellule de travail, ci-après dénommée la cellule administrative, les modalités de recrutement et de sélection, du personnel administratif. Il soumet ses propositions à l'assemblée générale.

art. 17. Le bureau est chargé de la répartition des tâches au sein du personnel administratif et de la coordination de leurs travaux.

art. 18. Le bureau prépare, avec l'assistance de la cellule administrative, le budget. Il soumet à l'assemblée générale des propositions d'affectations budgétaires nécessaires au bon fonctionnement du Conseil.

Les engagements de dépenses et ordres de paiement, dans les limites de la dotation allouée au Conseil, sont signés par le président du Conseil.

En cas d'empêchement du président du Conseil, les engagements de dépenses et ordres de paiement peuvent être valablement signés par un membre du bureau.

Si l'engagement ou l'ordre de paiement dépasse la somme ou la contre-valeur de 50.000 BEF (1.239,47 EUR), il doit également être signé par un autre membre du bureau.

art. 19. Le bureau est chargé de promouvoir au mieux la communication tant externe qu'interne au Conseil.

En règle et sans préjudice du droit d'expression individuelle de tous les membres du Conseil dans les limites fixées par l'article 34 du présent règlement, toute communication vers l'extérieur qui a trait à une prise de position ou décision du Conseil est faite en premier lieu par le Bureau.

Le bureau transmet régulièrement l'agenda de ses activités aux membres du Conseil, lesquels peuvent, en outre, consulter au siège du Conseil tous les documents ou en prendre copie sous réserve des dispositions arrêtées par chaque commission.

Section III. L'assemblée générale.

art. 20. Toute compétence non expressément attribuée par la loi à un organe du Conseil relève des missions de l'assemblée générale.

art. 21. L'assemblée générale se réunit aussi souvent que ses missions l'exigent et au moins deux fois par an. L'assemblée générale se réunit, en règle, à huis clos. Le président du Conseil convoque l'assemblée générale, en cas d'extrême urgence s'il l'estime opportun, ou chaque fois qu'un collège, une commission, une cellule de travail le demandent. Elle se réunit également à la demande d'au moins onze membres.

art. 22. En fonction des nécessités, l'assemblée générale institue en son sein des cellules de travail dont elle détermine les missions. L'assemblée générale détermine l'étendue des mandats qu'elle confère à l'un de ses organes ou cellules de travail.

L'assemblée générale institue en son sein une cellule de déontologie composée paritairement d'un magistrat et d'un non-magistrat francophones, d'un magistrat et d'un non-magistrat néerlandophones. Quatre suppléants sont désignés selon la même clé de répartition. Les membres effectifs et suppléants sont désignés dans le mois qui suit le début d'un nouveau mandat pour la durée complète du mandat.

art. 23. L'assemblée générale approuve les avis, propositions, rapports, directives, programmes et autres actes des collèges et des commissions, visés aux articles 259bis-9, §1er et 2, 259bis-10, §3, 259bis-12, §1er, 259bis-14, §3,259bis-15, §7 et 259bis-16, §4 du Code judiciaire, ainsi que les avis, propositions et rapports des cellules de travail.

Chaque document approuvé par l'assemblée générale porte, sous la signature du président et du secrétaire, mention de cette approbation et de la date de cette décision. Il est transmis, s'il échet, par le président agissant au nom du Conseil aux autorités concernées. La décision de rejet d'une proposition d'amendement ou de modification de texte est annexée au texte de la proposition rejetée. Ces documents sont conservés au Conseil où ils peuvent être consultés par les membres.

Art. 23bis. En cas d'extrême urgence spécialement motivée par le Bureau, le président consulte tous les membres de l'assemblée générale par e-mail. Les membres sont avisés de l'envoi de cet email par téléphone. Dans ce cadre et conformément à l'article 259bis-5, § 1er, du Code judiciaire , une décision est adoptée si :
1. 22 membres au moins s'expriment formellement par e-mail ou par fax;
2. la majorité de ces personnes approuve la proposition de décision.
Le texte du présent article 23bis est toujours joint à l'e-mail de consultation.

art. 24. L'assemblée générale vote le budget préparé par le bureau et arrête les comptes sur rapport des deux commissaires aux comptes qu'elle désigne chaque année.

art. 25. L'assemblée générale fixe les critères d'attribution des jetons de présence et indemnités des membres du Conseil, en fonction des diverses activités du Conseil.

Section IV. Les collèges.

art. 26. Chaque collège a pour mission de réunir suivant leur appartenance linguistique les membres du Conseil et de formuler des avis à la demande motivée du bureau, de l'assemblée générale ou d'une commission. Il se réunit également à la demande d'au moins six de ses membres.
Chaque collège se réunit, à huis clos, sur convocation du président du collège concerné, aussi souvent que ses missions l'exigent et au moins une fois par an.

art. 27. En fonction des nécessités, chaque collège institue en son sein des cellules de travail dont il détermine les missions.

Section V. Les commissions de nomination et de désignation.

art. 28. Chaque commission de nomination et de désignation, dénommée ci-après la commission, se réunit aussi souvent que ses missions l'exigent et au moins six fois par an pour ce qui concerne chaque commission, et au moins deux fois par an pour ce qui concerne la commission de nomination et de désignation réunie, dénommée ci-après la commission réunie. Les commissions se réunissent, en règle à huis clos, sur convocation du président ou à la demande d'au moins trois membres.

La commission réunie arrête les modalités des délibérations et des scrutins.

En fonction des nécessités, chaque commission institue en son sein des cellules de travail dont elle détermine les missions.

Section VI. Les commissions d'avis et d'enquête.

art. 29. La commission d'avis et d'enquête réunie, dénommée ci-après la commission réunie, tient ses séances aussi souvent que ses missions l'exigent et au moins deux fois par an. Le président convoque la commission réunie lorsque au moins quatre membres en font la demande. Les commissions d'avis et d'enquête, dénommées ci-après les commissions, tiennent leurs séances, en règle, à huis clos. Chaque commission est convoquée par son président quand deux de ses membres au moins en font la demande.

La commission réunie arrête les modalités d'exécution des tâches ainsi que les règles spécifiques de procédure.

En fonction des nécessités, chaque commission institue en son sein des cellules de travail dont elle détermine les missions.

art. 30. La commission réunie peut décider de rendre publics certains de ses avis. Elle s'adresse à cet effet à l'assemblée générale.

Section VII. Incompatibilités et déontologie.

art. 31. Les membres du Conseil sont soumis au régime d'incompatibilités visé à l'article 259bis-3, §2 et au régime de conflit d'intérêts visé à l'article 259bis-19, §1er du Code judiciaire. Ils sont tenus, de même que les experts et membres du personnel administratif, au secret professionnel dans les conditions fixées par l'article 458 du Code pénal pour toutes les données recueillies dans le cadre de l'exercice de leurs missions.

art. 32. Le membre qui a un conflit d'intérêts s'abstient de connaître du dossier concerné ou de participer à la délibération et au vote. Il sera fait mention de l'existence dudit conflit au procès-verbal de la séance.

art. 33. Les membres du Conseil informent directement le président de la commission à laquelle ils appartiennent des indices de crimes ou délits dont ils auraient connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs missions. Celui-ci prend les mesures qui s'imposent après avoir réuni s'il échet sa commission.

art. 34. Les membres du Conseil exécutent leurs missions en toute indépendance.
Ils respectent les principes d'objectivité et d'égalité de traitement dans les dossiers qu'ils sont amenés à examiner.
Ils ont le droit de prendre position publiquement en leur nom propre sur des sujets traités par le Conseil supérieur. Ce droit s'exerce dans le respect du secret professionnel relatif aux délibérations internes, aux documents et informations confidentiels et du devoir de loyauté à l'égard du Conseil.
Les membres du Conseil ne portent pas atteinte à la confiance des tiers dans l'indépendance et le bon fonctionnement du Conseil supérieur.

art. 35. Les membres du Conseil sont notamment tenus de respecter au mieux les délais impartis pour leurs missions, de participer régulièrement aux séances et de respecter les décisions des organes du Conseil.

art. 36. Le manquement aux règles déontologiques découlant des articles précédents peut constituer un motif grave visé à l'article 259bis-3, §4 du Code judiciaire. La gravité du manquement reproché doit être telle qu'elle empêche immédiatement et définitivement la continuation des activités au sein du Conseil ; elle doit être appréciée eu égard notamment aux fonctions exercées au sein du Conseil, au caractère répétitif du manquement et à l'intérêt du Conseil.

art. 37. Les manquements aux règles déontologiques sont dénoncés selon le cas par le bureau, un collège, une commission ou une cellule de travail, à la cellule de déontologie. La cellule de déontologie instruit le dossier. Elle procède notamment à des auditions dont celle du membre concerné à propos des motifs invoqués et constitue un dossier contenant : la dénonciation, le rapport des auditions, les éventuelles observations écrites du membre et tout autre élément devant être porté à la connaissance de l'assemblée générale.
La cellule de déontologie établit un rapport à l'attention de l'assemblée. Après examen du rapport et audition de l'intéressé, l'assemblée générale peut décider :
- soit de classer le dossier sans suite,
- soit d'adopter une motion par laquelle elle constate que le comportement de l'intéressé est incompatible avec les règles déontologiques qui lui sont applicables,
- soit d'initier la procédure visée aux articles 259bis -3, § 4, et 259bis -19, § 2bis, du Code judiciaire.
Les membres de la cellule de déontologie qui ont participé à l'instruction ne participent ni aux délibérations, ni au scrutin de l'assemblée générale.